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✓ SISTEMA PARA AGÊNCIAS DE TURISMO RECEPTIVO
✓ SISTEMA PARA AGÊNCIAS DE TURISMO EMISSIVO
✓ SISTEMA PARA AGÊNCIAS DE TRANSPORTE
✓ SISTEMA PARA EMPRESAS DE PASSEIOS E LAZER
✓ INTEGRAMOS COM SEU SITE

PONTOS ALTOS

  • Multi-empresas.
  • Construído em Visual Basic acessando banco de dados SQL Server. Dessa forma é possível que matriz e filiais se enxerguem em tempo real. Funciona tanto na nuvem quanto VPN quanto local.
  • Controla toda a parte comercial, operacional, financeira, bancária e contábil interna. É totalmente integrado e amarrado entre si.
  • Altamente automatizado. Praticamente nada se digita para gerar escala, vouchers, faturas, contas a pagar de guias e motoristas.
  • Controla hotelaria junto com transfers, passeios e serviços diversos. Na mesma ordem de serviço, você pode ter transfers, hotelaria, passeios, restaurantes, etc.
  • Controle de capacidade de serviços por hora, relatório de apanhas e de embarque, listas de passageiros, bloqueios de clientes e muito mais.
  • Imprime cheques pelo próprio Sistema, com muitas opções.
  • Faz Fechamento de Ordem de Serviço, uma grande lacuna em outros sistemas.
  • Controla frota própria e terceirizada.
  • Permite saber o lucro por cliente, guia, veículo, serviço, centros de custos e geral da empresa. Poucos relatórios e muita informação útil concentrada: o melhor da contabilidade a serviço do gerenciamento da sua empresa.
  • Calcula a previsão de faturamento com base nas reservas já lançadas e no câmbio de hoje.
  • Sistema de caixa eficaz, com caixas dos operadores (turnos M, T, N) e caixa financeiro geral. Ou um único caixa geral se preferir.
  • Emite a contabilidade gerencial: balanço patrimonial, demonstração de resultados e livro razão. Essa é a contabilidade real, conforme ensinada na faculdade: nada de invenções e bizarrices.
  • Metodologia de implantação própria.
  • Garantia de atualização constante.
  • Suporte eficaz.

CADASTROS

Vamos nos ater ao que importa.
Você pode cadastrar várias unidades operacionais (empresas).
Pode cadastrar vários tarifários.

Vamos ao cadastro de serviços (tarifários) que é o que mais importa agora.

Se você tem um serviço e vários preços para o mesmo, ou seja, o mesmo serviço em diversos tarifários, mesmo assim você cadastra o serviço uma única vez e nessa grade que você está vendo acima, cada linha é um tarifário e uma base.

Então, você pode ter:
- TARIFÁRIO 01 – base 1 a 10
- TARIFÁRIO 01 – base 11 a 20
- TARIFÁRIO 01 – base 21 a 50
- TARIFÁRIO 01 – base 51 a 9999
- TARIFÁRIO 02 – base 1 a 10
- TARIFÁRIO 02 – base 11 a 20
- TARIFÁRIO 02 – base 21 a 50
- TARIFÁRIO 02 – base 51 a 9999
...

E você também informa a data de validade de cada preço. Isso é muito útil próximo da virada do ano, para que as reservas do ano seguinte já sejam calculadas com o preço correto. Bem como para hotelaria, que tem inúmeras tabelas ao longo do ano.

Na mesma tela, você tem botões que abrem outras janelas:
- colocar o valor que o guia cobra para fazer o serviço, também podendo usar várias bases
- colocar o custo do transporte por veículo: CARRO 01, CARRO 01, VAN 01, VAN 02, ÔNIBUS 01, ÔNIBUS 02, etc.

Para serviços que usam vouchers, você também já preencherá alguns campos que permitirão ao Sistema depois gerar esses vouchers automaticamente com base nas reservas. E se os vouchers forem de opcionais, esses campos também servirão.

Se você tem serviços que precisa controlar a capacidade por horário, você também pode informar isso aqui. Por ex, digamos que um passeio qualquer tenha 30 lugares disponíveis as 10 horas, 35 lugares as 14 horas e 32 lugares as 17 horas. Se você tentar vender mais que isso, o Sistema não vai deixar. Opcionalmente, você pode criar capacidade em horários e dias especiais. Além disso, você consulta rapidamente a capacidade vendida e restante de cada passeio.

Vinculado ao serviço, você também informa os centros de custos dos mesmos. Isso vai possibilitar que o Sistema aloque automaticamente os valores faturados, recebidos de consumidores finais e pagos de vouchers aos centros de custos corretos.

Relatórios do cadastro de serviços: tarifário cliente (como abaixo), tarifário fornecedor, tarifário guia, tarifário veículo.

 

Cadastro de Agências
Vem com um banco de dados integrado de CEP. Ao preencher o endereço, o Sistema já completa CEP e bairro. Ao preencher o CEP, o sistema informa UF, cidade e rua. Tem endereço da agência e endereço de cobrança. O cadastro é classificado por categoria. Permite cadastrar contatos ilimitados do cliente, bem como padrões contábeis para o mesmo, para gerar automaticamente o movimento contábil de cada cliente. Tem rotina para atualizar informação de agência ativa e inativa, você informa o período de movimento (período de chegada) e o Sistema atualiza quais agências estão ativas e quais estão inativas. Permite exportar um cliente para o cadastro de fornecedores. Permite enviar cadastros para o arquivo morto bem como recuperá-los de lá.

Permite também cadastro de consumidores finais.

Cadastro de Fornecedores
Também vem com o CEP integrado.
Permite cadastrar todos os tipos de fornecedores: guias, motoristas, agências de transporte, passeios, restaurantes, shows, hotéis, órgãos do governo, funcionários, outras agências, etc.
Para hotéis, você informa a região do mesmo. Como funciona isto? Tem um cadastro de regiões, onde você cria uma região para cada hotel ou pousada. Você cadastra as regiões na sequência que o veículo percorre a cidade para pegar os passageiros. Resumindo, isto servirá para o relatório de apanhas.
Para guias, você também cadastra os idiomas que o mesmo fala.
Vem com algumas facilidades para quem precisa se adaptar a norma ISO (requisitos por tipo de fornecedor, validade de documentos, etc.).
Também permite criar padrões contábeis e associar centros de custos a cada fornecedor, para gerar movimento contábil e valores de centros de custos automaticamente no Contas a Pagar.
Se você cadastrar recepcionistas como guias, e inserir a foto de cada um no Sistema, ele também monta um álbum de fotos de guias (recepcionistas).

Cadastro do Plano de Contas
Cadastro feito pela Expert ou sob nossa orientação. Permite duplicar uma estrutura de contas, duplicar todo o cadastro para outra empresa, localizar por palavra ou estrutura inicial. Os grupos são fixos:
1 – ATIVO
2 – PASSIVO
3 – RECEITAS
4 – DESPESAS

 

Cadastro de Usuários
Nessa tela existem diversos módulos que você pode liberar ou negar para o usuário, além de definir se cada acesso será completo ou somente para consulta. Você também pode definir se o usuário tem poderes de administrador (nível administrador), a máxima porcentagem de desconto que ele pode dar e os caixas que ele pode abrir.
Uma outra função útil referente ao mesmo assunto é a troca rápida de usuários, clicando Rotinas - Troca de Usuário (em algumas telas) ou apertando CTRL+SHIFT+O.


Outros Cadastros
No mais, contém diversas outras telas de cadastros auxiliares, como bancos, contas, veículos, vôos, centros de custos, etc.

LANÇAMENTOS

Cotizações
É o departamento comercial da empresa dentro do Sistema, de forma compartilhada na rede (para quem tem acesso), evitando os típicos feudos de assistentes comerciais, que quando a pessoa se ausenta ninguém sabe sobre seus orçamentos, pendências, retornos, etc.

O programa de cotizações é simplesmente maravilhoso, porque você pode usar tabelas e imagens, diversas opções de formatação (como fonte, tamanho da fonte, cor, negrito, itálico, sublinhado), duplicar orçamentos inteiros e fazer todo o follow-up comercial pelo Expert!

 

Bloqueios de Clientes
Nessa tela você pode bloquear a capacidade total ou parcial de um serviço, para um cliente, data e hora específicos. Ao lançar as reservas (ordens de serviço), o Sistema só vai deixar vender para outros clientes, dentro da mesma data, hora e serviço, se houver capacidade restante.

Ordens de Serviço
Para o Expert Turismo e Lazer, reservas e ordens de serviço são a mesma coisa. Independente se for faturado ou recebido do consumidor final, o Sistema já calcula os totais na hora, como se fosse uma tela de vendas.

Na ordem de serviço, você informa qual tarifário será usado para calcular a fatura ou o recebimento do consumidor final (perceba acima os campos Tarifário e Ger Fatura).
Quando você informa as datas de chegada e saída, só são exibidos os vôos que tem naquele dia da semana (os vôos e a data de saída são opcionais). Quando você informa o idioma, só são mostrados os guias que falam aquela língua. O guia e veículo podem ser preenchidos posteriormente, tanto nessa tela quanto na Escala.

Na grade, você informa todos os serviços incluídos:
- TRF IN
- TRF OUT
- PASSEIO 1
- PASSEIO 2
- RESTAURANTE
- SHOW
- RESERVA DE HOTEL
- TAXA 1
- TAXA 2
...
Existem vários modelos de ordens para impressão:

As ordens de serviço podem ser impressas todas de uma vez por período de chegada.
Você pode imprimir o pedido de reserva:

Ordens de serviço canceladas não são excluídas. Elas ficam registradas no Sistema como canceladas. Não podem ser canceladas se houver recebimento consumidor final ou fatura já geradas. Também não pode ser cancelada se um ou mais vouchers vinculados a Ordem de Serviço já estiverem pagos. Esses são detalhes de segurança importantes para uma agência de viagens. Também só podem ser canceladas por um usuário com nível administrador e explicando o motivo; e existe um relatório só de ordens canceladas.

Sobre guias e veículos:
No cabeçalho da ordem, você pode ter um guia e um veículo. É possível lançar guias e veículos adicionais na tela vinculada:

Entretanto na grade (no detalhe) é possível ter um veículo e um guia para cada serviço.

Detalhe sobre faturamento:
Existem casos que eu preciso colocar um serviço na ordem para que ela fique mais clara, mas eu não quero que isso saia na fatura (a fatura é automaticamente calculada e gerada sobre a reserva).
Para isso, na grade de serviços, eu tenho a opção de dizer ao Sistema se eu quero ou não que saia o serviço na impressão da ordem e na fatura.

Detalhe sobre serviços regulares e pacotes:
Serviços regulares são aqueles que passageiros diversos compartilham do mesmo transporte. E pacotes são aqueles conjuntos de serviços descritos numa única linha da fatura, sem discriminação um a um.
Como o Sistema é todo integrado, os serviços da reserva também são base depois para o acerto com guias e motoristas.
Dessa forma, o Sistema tem uma facilidade que é permitir lançar diversos itens de serviço para controle interno, mas sem aparecer na impressão da ordem e da fatura e podendo ligá-las ao serviço mestre. Consequentemente, todos os custos desses serviços auxiliares são transferidos ao serviço faturado (mestre) que o originou, fazendo com que a análise de lucro de cada serviço faturado saia correta.

Nessa mesma tela, eu gero vouchers dos serviços incluídos de terceiros:

Se eu quiser gerar e imprimir só os vouchers da ordem de serviço atual é mais fácil ainda. Veja.

Esse é um dos modelos de voucher impresso:

O sistema conta com 7 modelos "normais" de vouchers (incluindo um específico só para hotéis) e também um especial 40 colunas para impressora não fiscal Daruma.

Detalhe sobre a contabilidade dos vouchers:
Na geração, também são inseridos automaticamente 2 movimentos contábeis de emissão para cada voucher: um débito e um crédito. Debita-se uma conta de despesa e credita-se uma conta do passivo.
Então, mesmo antes de lançar a fatura do fornecedor e informar os vouchers que serão pagos, na DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) e no BP (Balanço Patrimonial) já consta a despesa ou dívida. Além disso, o Sistema já gera a despesa do voucher nos centros de custos apropriados.
O Expert Turismo e Lazer tem um cuidado especial para que a receita e a despesa sejam sempre computadas na data de competência. Dessa forma, geralmente teremos um débito e um crédito na geração da receita ou despesa e outro débito e crédito na quitação efetiva.
Como data de competência, considera-se sempre a data de saída da ordem de serviço.

Pesquisa de ordens:
- ordem de serviço
- agência e período de chegada
- agência e período de reserva
- período de chegada
- período de saída
- período de reserva
- nome pax e período chegada
- hotel e período chegada
- tarifário e período chegada
- aeroporto e período chegada
- código vôo chegada e período
- código vôo saída e período
- idioma e período de chegada
- guia e período de chegada
- observações e período de chegada

Gráficos e Outros Relatórios

Exemplo de gráfico:

Esses dados vem do Tour Comment, que é lançado anexo a Ordem de Serviço:

Um relatório muito interessante é Análise de Volume de Passageiros. Se você pedir uma data para frente, você terá uma previsão de faturamento com base nas reservas já lançadas, calculada com base no câmbio de hoje.

Na Ordem de Serviço, você também tem algumas consultas especiais, entre as quais, Autorizações de Transporte relacionadas (uma espécie de voucher de pagamento para motoristas).

Documentos Vinculados a Ordem de Serviço
O Sistema tem um banco de dados SQL Server separado para cada ano, de 2008 até 2030, específico para armazenar documentos vinculados a ordem de serviço (arquivos binários). Como isso funciona? Os emails que você recebe pelo Outlook você exporta para uma pasta qualquer, gerando um arquivo para cada email (geralmente extensão .EML). Esses arquivos de e-mails, bem como documentos, planilhas, imagens, qualquer arquivo, você insere dentro do Expert Turismo e Lazer. Dessa forma, se você precisar acessar toda a documentação trocada com um cliente a respeito de um grupo, basta localizar a ordem de serviço no Sistema e clicar no botão Documentos. Mesmo que o arquivo original não exista mais, não tem problema, pois o Sistema guarda uma cópia independente do arquivo nos seus bancos de dados.

Recebimento do Consumidor Final
A ordem de serviço, além de ser fatura, pode ser recebida do consumidor em dinheiro ou cartão. Nesse caso, utiliza-se um caixa para cada operador, que também pode ter 3 turnos, M, T, N. Um detalhe interessante neste caso é que o caixa menor (caixa do operador) só recebe. Até mesmo as devoluções em dinheiro saem do caixa maior (caixa geral financeiro). O caixa maior recebe todo o dinheiro dos caixas menores e outros recebimentos diversos, paga as devoluções em dinheiro e todas as despesas, além de receber e enviar dinheiro para o banco.
Sobre o cancelamento de recebimento do consumidor final, quando em cartão, o Sistema pergunta se quer estornar o cartão ou devolver em dinheiro.
Quando é gerado um recebimento em cartão de crédito, ele é gerado em aberto no Contas a Receber. Quando é tirado um Contas a Receber de cartão, já sai o valor líquido, descontado a tarifa da operadora. Quando recebe o cartão, tem uma tela facilitadora de baixa, onde informa apenas Marca do Cartão e número da autorização, que o sistema já quita a conta recebida, gera isso no banco, gera uma conta paga da tarifa do cartão e também debita a despesa no banco. Ou seja, dá entrada no Contas Recebidas e no banco pelo valor bruto e dá saída no Contas Pagas e no banco do valor da tarifa. Dessa forma, no final do mês ou do ano, você sabe exatamente quanto pagou de tarifas de cartão de crédito e débito.

Abaixo, o caixa maior (caixa geral financeiro). Como a útima data que ele foi fechado, foi dia 23.12, nesse exemplo, tudo que entrou de consumidor final depois disso passou para a data do dia 24. Por exemplo, se o financeiro fecha o caixa maior no final da tarde, 17h30, tudo que entrar de consumidor final a noite vai considerar automaticamente no caixa maior do próximo dia.

Consulta Caixas em Aberto

Consulta Pendências de Recebimento

Baixa de cartões de crédito e débito: basta informar marca cartão e número autorização que o Sistema faz o resto. Caso não queira fazer isto, você pode gerar o cartão como dinheiro, mas caso queira controlar ao pé da letra, o Sistema tem ferramentas que facilitamente enormemente este controle.


Comissões de Fornecedores. E-mails de Reserva e Cancelamento
Um caso é quando se paga comissões para agências de viagens, por ex. Outro, é para quem trabalha com hotéis e pousadas. Nesse caso, o hotel ou pousada pode ser cliente e fornecedor ao mesmo tempo. Cliente quando o hotel ou pousada paga pelo pax. E fornecedor porque precisa pagar comissão para ele. No Sistema, sempre que temos valores a receber, é cliente. E sempre que temos valores a pagar, é fornecedor. Funcionário é fornecedor também. Fornecedor do tipo funcionário.
No caso, quando geramos a conta a pagar da comissão, automaticamente é disparado o email da reserva. Se quem vai receber a comissão é o mesmo que o cliente, no e-mail também discrimina a comissão. Caso contrário essa parte da comissão é omitida do email.
O sistema também conta com um relatório, Acerto de Contas com Clientes, onde os valores a receber e a pagar são juntados no mesmo relatório.

E-mail de confirmação
NR ORDEM: 00076096/10
FILE CLIENTE:
CLIENTE: Galba E Sport Tour do  Brasil
PAX/GRUPO: JOAOZINHO
IDIOMA: Português

SERVIÇO: TRANSFER IN AEROPORTO BRASIL HOTÉIS DOWNTOWN
DATA: 21/01/2010
HORA: 08:00
CABINE: N
APANHA: S
HORÁRIO APANHA: 07:20
NR PAX ADULTOS: 2
NR PAX MEIA: 2
NR PAX FREE: 0
NR PAX CORTESIA: 0

SERVIÇO: TRANSFER OUT HOTÉIS DOWNTOWN AEROPORTO BRASIL
DATA: 21/01/2010
HORA: 18:00
CABINE: N
APANHA: S
HORÁRIO APANHA: 17:20
NR PAX ADULTOS: 2
NR PAX MEIA: 2
NR PAX FREE: 0
NR PAX CORTESIA: 0

COMISSÃO: R$ 141,06
VCTO: 21/01/2010
STATUS: EM ABERTO




________________________________________
EMPRESA DE TURISMO
OPERADOR: REGINALDO
EM: 21/01/2010 04:11:07

OBS: ESTE E-MAIL SUBSTITUI EVENTUAL E-MAIL ANTERIOR COM O MESMO NR ORDEM.

 

E-mail de cancelamento
NR ORDEM: 00076096/10
FILE CLIENTE:
CLIENTE: Galba E Sport Tour do  Brasil
PAX/GRUPO: JOAOZINHO
IDIOMA: Português

SERVIÇO: TRANSFER IN AEROPORTO BRASIL HOTÉIS DOWNTOWN
DATA: 21/01/2010
HORA: 08:00
CABINE: N
NR PAX ADULTOS: 2
NR PAX MEIA: 2
NR PAX FREE: 0
NR PAX CORTESIA: 0

SERVIÇO: TRANSFER OUT HOTÉIS DOWNTOWN AEROPORTO BRASIL
DATA: 21/01/2010
HORA: 18:00
CABINE: N
NR PAX ADULTOS: 2
NR PAX MEIA: 2
NR PAX FREE: 0
NR PAX CORTESIA: 0




________________________________________
EMPRESA DE TURISMO
OPERADOR: REGINALDO
EM: 21/01/2010 04:12:10

OBS: ESTE E-MAIL SUBSTITUI EVENTUAL E-MAIL ANTERIOR COM O MESMO NR ORDEM.

 

Comissões de Funcionários
Em cada OS, você também pode informar o funcionário comissionado. Você também tem a opção de informar mais de um funcionário na mesma OS, por ex, 70% da OS para Funcionário 1 e 30% para Funcionário 2. Sai relatório das comissões.

Distribuição de Veículos para Serviços Regulares. Relatório de Apanhas. Relatório de Embarque.
Isso é muito importante principalmente para quem trabalha com serviços regulares e precisa pegar (apanhar) os passageiros em hotéis e pousadas.

 

Lista de Passageiros. Lista de Mergulho. Carta de Out. Importação de Pax do site da CVC.
Se o serviço é privativo, haverá somente uma OS para aquele serviço. Se o serviço é regular, poderão haver várias. Em cada OS, você informa os nomes dos paxes e independente se tiver uma OS ou várias para aquele serviço, o Sistema varre todas as OS's do Sistema e monta a lista de passageiros para você.

E também lista de mergulho, com tamanho do pé, peso, etc.

Carta de Out

O Sistema também conta com uma rotina de importação para quem faz receptivo da CVC. Basta entrar no site, salvar a página do rooming list como texto no navegador, copiar e colar para uma tela de importação do Expert. Uma rotina simples que evita muita digitação a toa!

Escala ou Mapa de Serviços para agências com foco em privativo
De forma bem rápida você tem acesso a todas as chegadas e saídas dos dias próximos, pode preencher guia e veículo nessa mesma tela que ele atualiza na Ordem de Serviço e pode imprimir os mapas.

Também é possível imprimir escala por agência e por guia.


Escala ou Mapa de Serviços para agências com foco em regular
Essa é uma tela realmente especial! Primeiro, você pode combinar inúmeros critérios entre si para filtar somente os serviços que deseja. Por ex, só entradas ou só saídas, ou só entradas + passeios, por data e hora, por evento, por cliente, por hotel, etc.

Você pode marcar os serviços que quiser e mandar consolidar. Você pode ter serviços de diversos ordens de serviço no mesmo carro e guia. Também pode ter só carro, sem guia. Se for um serviço muito grande, de 150 passsageiros por ex, você pode ter até 3 carros e 3 guias para um único serviço. Ou seja, você pode ter um único carro e guia para vários serviços, como também o contrário, um único serviço ter até 3 carros e guias. O custo do transporte e do guia é automaticamente rateado entre cada serviço e ordem, dessa forma, ao ver o lucro de um cliente, esse é o lucro real, porque os custos foram rateados com exatidão tem como base o nr de pax de cada serviço.

Outro detalhe muito importante é que se o veículo for próprio, o valor do transporte vai como receita do veículo, dessa forma você saberá exatamente o lucro que cada veículo dá, se vale mais a pena ter frota própria ou terceirizada. No entanto, mesmo quando o veículo é próprio, para fins de apuração de lucro do cliente ou do serviço, o valor do transporte entra como custo igual.

Você também pode desfazer uma escala já feita, adicionar um serviço ou remover um serviço de uma escala. Existem regras configuráveis no Sistema, que por padrão um usuário comum só pode fazer/alterar/desfazer escalas de hoje para frente e um usuário nível administrador pode alterar escalas feitas até 30 dias atrás.

Outro detalhe muito importante: para grandes quantidades de passageiros num único serviço, você pode entrar depois e marcar os passageiros que estavam em cada carro, assim se você recebeu 150 passageiros num único file, você sabe exatamente quem transportou quem!

Impressão de Escala: opção com rooming list e sem rooming list


Você também pode informar horário de apanha (pick-up) em bloco

Pode imprimir todos os serviços feitos por guias e motoristas, de forma condensada

E a cada 15 ou 30 dias, gerar os serviços feitos no contas a pagar. Então se você está pagando 10 serviços de um motorista, vai ser gerado uma conta só.

Vouchers
Já vimos que o Expert Turismo e Lazer gera automaticamente os vouchers de incluídos, bastando um comando do usuário. E para opcionais? É muito fácil também, basta informar o tipo VO (voucher de opcional), a ordem de serviço e o serviço. Todos os outros campos já são preenchidos automaticamente pelo Sistema, bem como o movimento contábil (debitando uma conta de despesas e creditando uma conta do passivo). Dessa forma, a despesa de vouchers já constará na Demonstração de Resultados e Balanço Patrimonial mesmo antes de chegar a fatura do fornecedor. O Sistema casa todas as receitas e despesas diretas pela data de competência (data de saída da ordem).
Também é possível gerar vouchers avulsos de opcionais em lote, por ex 300 vouchers em branco de determinado serviço.
A baixa dos vouchers é feita em bloco no Contas a Pagar, como veremos depois.
É possível imprimir também os seguintes relatórios:

Contas a Receber e Faturas Individuais
Isso é fantástico. Saber que o Sistema já calcula e gera a fatura pronta, sem precisar digitar nada ou quase nada.

Depois da fatura gerada, você pode alterar valores. Caso você faça isto, o Expert Turismo e Lazer automaticamente atualizará este valor na ordem de serviço equivalente, mantendo um espelho entre reserva e fatura.

Você tem opção de gerar a fatura em dólares e reais (ou qualquer outra moeda) ou só em dólares. O Sistema também permite faturar agências com as quais você mantenha acordo de câmbio fixo (definido no cadastro do cliente).

Esse é um modelo de fatura individual:

Depois de impressa a fatura, o Sistema bloqueia automaticamente a mesma contra alterações. O usuário pode cancelar a mesma e gerá-la novamente para fazer as alterações necessárias; no entanto, cada cancelamento fica registrado e cada impressão de fatura segue uma seqüência  numérica (1,2,3,4,5). Dessa forma, um administrador preocupado com possíveis desvios pode visualizar o relatório “Lista de Faturas Canceladas”.

É possível imprimir boleto laser dos bancos Bradesco e Real, de forma a não ter que digitar novamente os dados no programa do banco.

No caso do Bradesco, o Sistema também gera o arquivo de remessa (.REM).

É possível imprimir nota fiscal em formulário e envelopes.

Um recurso utilizado por algumas agências para pagar menos imposto é emitir nota fiscal somente no valor dos serviços próprios (transportes),  excluindo-se os serviços de terceiros do valor fiscal (ingressos de passeios, restaurantes, reservas de hotéis, etc.). Nesse caso, é emitido em anexo o Recibo de Adiantamento de Pagamento a Terceiros, informando o que é serviço próprio e o que é terceirizado.
Importante frisar que não emitimos qualquer opinião a favor nem contra esse recurso fiscal, bastando somente a agência decidir a seu favor ou contra. Disponibilizamos o recurso para todos os clientes e cada um é livre para usá-lo ou não.

No caso de você fazer uma fatura para cada reserva, pela própria tela de Faturas Individuais você quita o recebimento quando recebe do cliente e gera o crédito no banco. Ao mesmo tempo você classifica o movimento contábil de recebimento (debitando banco e creditando contas a receber), caso contrário o Sistema bloqueia novas faturas até que você acerte as classificações contábeis pendentes.

Nessa tela você conta com um relatório chamado Medida de Aquisição de Clientes (útil para norma ISO e também para fins gerenciais). Nele, você informa 2 períodos (exemplo 2008 e 2009) e o Sistema mostra os clientes que tinham movimento no período 1 mas deixaram de movimentar no período 2.

Outros relatórios:
Gráfico de Movimentação de Clientes Ativos
Dentro do período informado, o Sistema mostra qual a porcentagem do cadastro de clientes com movimentação e qual a sem movimentação, além de detalhar esses dados.

 

Posição de Receitas – Faturas

- Contas Recebidas e a Receber: você escolha período, os caixas, clientes e formas de recebimento (só em fatura, só em cartão, etc.).
- Contas a Receber somente
- Contas Recebidas somente

Faturas Unificadas
Muitas agências cobram várias reservas numa única fatura, daí a necessidade dessa tela. Apenas informando o número da fatura, cliente e os números das reservas que devem ser faturadas, o Sistema já faz todo o resto para você: calcula os totais, emite a fatura, gera o recebimento em aberto, etc.

Fatura em inglês, com extenso em inglês (written amount)

Quando você recebe do cliente, você faz a quitação, geração no Controle Bancário e a classificação contábil (debitando banco e creditando contas a receber). Na mesma tela, você também pode gerar o pagamento da taxa do boleto bancário (gera a taxa no Contas Pagas e no Banco, além de exigir que você classifique o débito e crédito da despesa).

Os relatórios disponíveis nessa tela são esses:

Fechamento de Ordem de Serviço
Essa tela é usada no momento do acerto com o guia ou moto-guia. Nela você:
- gera contas a pagar para o guia das diárias incluídas
- confirma custo de transporte de cada serviço. No caso de veículos próprios, o custo de transporte é quanto se pagaria a preço de mercado. Esse custo será a receita do veículo no relatório Lucro de Veículos Próprios.
- lança taxas
- lança opcionais e gera a comissão do guia
- imprime o relatório de fechamento da ordem que mostra quanto o guia ou moto-guia tem que repassar de valores para a agência (ou vice-versa)
- visualiza o lucro bruto da ordem.

São 4 seções:
- serviços incluídos
- despesas diversas de serviços incluídos
- serviços opcionais
- despesas diversas de serviços opcionais

Para venda de opcionais em cartão de crédito, existe uma rotina que gera isso no contas a receber, bem como uma rotina de baixa. A qualquer momento, você pode tirar um relatório do que tem a receber só de cartão.

Relatórios do fechamento de ordem
- Recibo de Guias - Incluídos

- Recibo de Guia - Opcionais

 - Extrato do Fechamento da Ordem, calculando o valor do repasse do guia

- Relação de Serviços de guias – incluídos
Todos os serviços prestados pelos guias escolhidos no período informado; agrupado por guia e ordem de serviço.

- Análise de resultado por ordem de serviço: receitas, despesas e lucro bruto de cada reserva.
- Análise de resultado por agência: os mesmos números acima agrupados por cliente.

- Análise de Resultado por País
- Análise de produtividade dos guias: qual o lucro bruto que cada guia traz para a agência? Guias que vendem mais opcionais apresentam um resultado melhor.

- Análise de Resultado de Serviços Incluídos: quais serviços dão lucro e quais só dão trabalho?

- Análise de Resultado de Serviços Opcionais: idem

- Freqüência de Guias: relatório pedido na implantação da ISO 9000. Quais guias tiveram serviços num período e não tiveram outro?

- Freqüência de Veículos: idem.

- Gráfico de Venda de Opcionais por Guia

Autorizações de Transporte
Nessa tela, você autoriza os transportes para pagamento e gera contas a pagar. Além disso, cada serviço de cada ordem tem seu status definido automaticamente: pagamento autorizado (S/N) e pagamento quitado (S/N).

Você escolhe um veículo e aparecem todos os serviços ainda não autorizados para pagamento. Você marca os serviços que devem ser pagos e o sistema emite um extrato para o motorista e gera uma conta a pagar.

Relatório Lucro Veículos Próprios
Pega os próprios serviços realizados como receita e desconta combustíveis, manutenção, salários, apropriação de décimo terceiro, férias, taxas e licenças, depreciação, etc.

 

Contas Pagas e a Pagar
Tela de lançamento rápido, com várias rotinas facilitadoras.

Para contas de fornecedores que usam vouchers, você tem uma sub-tela para lançar todos os números de vouchers que estão sendo pagos. Assim, o sistema sabe quais vouchers foram pagos e quais estão em aberto. Nesse caso, a conta é somada automaticamente e é bloqueado o valor total, de forma que qualquer deve ser alterado no voucher em si. Se for alterado o valor de um voucher e já houver conta a pagar lançada, o Sistema automaticamente recalcula o total da conta em aberto. Na própria tela de baixa de vouchers vinculada ao Contas a Pagar, é possível alterar o valor do voucher que automaticamente o Expert Turismo e Lazer altera o valor do mesmo na tela de Vouchers.

Na tela de contas pagas e a pagar, você também classifica o movimento contábil: de competência e pagamento; ou só de pagamento.

Impressão de cheques
Existe um programa maravilhoso de impressão de cheques. Você pode imprimir um cheque só para várias contas. Pode escolher se quer nominal e/ou cruzado. Pode enfileirar vários cheques para imprimir todos de uma vez só. O programa imprime em impressora jato de tinta ou laser normal sem precisar de formulários! Na hora da confirmação, você já pode quitar as contas relacionadas. Em cada conta paga, aparece a informação do cheque utilizado.   Os cheques impressos e confirmados são automaticamente debitados do controle bancário! Mais tarde, no controle bancário, você concilia os cheques (ou seja, informa ao programa quais já foram compensados).
Você emite as cópias de cheques, que também já saem automaticamente após a impressão dos mesmos.
Você tem um relatório Posição de Cheques, que informa a utilização de cada cheque bem como os números ainda não utilizados.
Você tem um relatório de cheques pré-datados.

Rotinas Especiais
- Entrada de cheques em estoque
- Cancelamento de cheque
- Exclusão de cheques do estoque
- Gerar vencimentos: você gera 12 aluguéis, por exemplo, sem ter que ficar digitando um por um
- Saída de caixa para banco ou banco para caixa
- Conciliar cheque
- Divisão da conta em várias sem movimento contábil para emissão de cheques –> quando você tem uma conta alta e precisa quebrar ela em várias para emitir vários cheques ao fornecedor.

Relatórios
- Recibo (de qualquer lançamento)
- Contas a pagar por período
- Contas pagas por período
- Contas a pagar por fornecedor
- Contas pagas por fornecedor
 - Livro razão
- Livro caixa diário
- Fluxo de caixa

Controle Bancário
Nessa tela “caem” todos os recebimentos e pagamentos efetuados via banco, gerados a partir de contas a receber, faturas unificadas e contas a pagar. A única coisa que você precisa fazer é marcar conciliado para os cheques à medida que eles vão sendo compensados e fazer a conferência diária do Extrato Bancário.

Estoque
Para quem precisar, também temos um módulo de estoque completo dentro deste Sistema. Inclui vendas de produtos (balcão e mesa), vendas para funcionários, caixa específico da tela de vendas de produtos, tela de compras, tela de transferência entre depósitos, tela de acerto de estoque, cadastro de produtos e relatórios de estoque geral e por depósito.

Relatórios Finais
Extrato e Saldos por Centros de Custos
Uma última observação sobre centros de custos. Vamos que você tenha os seguintes CC's: ADMINISTRAÇÃO, TRANSFERS, HOSPEDAGEM, PASSEIOS, EMISSIVO. O centro de custos ADMINISTRAÇÃO não recebe receitas, só despesas. Por exemplo, vamos supor que o custo deste mês deu 5.000,00 para o ADM, em aluguel, água, luz, telefone, informática, contador, material de expediente, etc. Mas isso na verdade foi para atender os outros centros de custos, são as chamadas despesas indiretas. Então, no Sistema, existe uma tela chamada Rateios entre Centros de Custos, que você pode transferir do ADM para os centros de custos produtivos. Assim, cada um destes centros de custos, TRANSFERS, HOSPEDAGEM, PASSEIOS, EMISSIVO receberá uma parte das despesas da administração, fazendo com que o lucro deles seja o real. Esse rateio, claro, é opcional, mas é interessante para quem quer controlar ao pé da letra.

DRE – Demonstração de Resultados do Exercício.
O lucro da empresa pelo regime da competência.

Balanço Patrimonial
Ativo (circulante, realizável a longo prazo e permanente) e passivo (circulante, exigível a longo prazo e patrimônio líquido (capital social, lucros/prejuízos do exercício, lucros/prejuízos acumulados)).

 
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