SISTEMA DE TURISMO RECEPTIVO

PONTOS ALTOS

• Multi-empresas.
• Construído em VBA (Visual Basic for Applications) acessando banco de dados SQL Server.
• O aplicativo é desktop, mas o banco de dados pode ser armazenado na internet. Dessa forma, permite que matriz e filiais se enxerguem em tempo real.
• Controla toda a parte operacional, financeira, bancária e contábil interna. É totalmente integrado e amarrado entre si.
• Altamente automatizado. Praticamente nada se digita para gerar escala, vouchers, faturas, contas a pagar de guias e motoristas.
• Imprime cheques pelo próprio Sistema, com muitas opções.
• Faz Fechamento de Ordem de Serviço, uma grande lacuna em outros sistemas.
• Controla frota própria e terceirizada.
• Permite saber o lucro por cliente, guia, veículo, serviço e geral da empresa. Poucos relatórios e muita informação útil concentrada: o melhor da contabilidade a serviço do gerenciamento da sua empresa.
• Calcula a previsão de faturamento com base nas reservas já lançadas e no câmbio de hoje.
• Emite a contabilidade gerencial: balanço patrimonial, demonstração de resultados e livro razão. Essa é a contabilidade real, conforme ensinada na faculdade: nada de invenções e bizarrices.
• Metodologia de implantação própria.
• Garantia de atualização constante.
• Suporte eficaz.

CADASTROS

Vamos nos ater ao que importa.
Você pode cadastrar várias unidades operacionais (empresas).
Pode cadastrar vários tarifários.

Vamos ao cadastro de serviços (tarifários) que é o que mais importa agora.

Se você tem um serviço e vários preços para o mesmo, ou seja, o mesmo serviço em diversos tarifários, mesmo assim você cadastra o serviço uma única vez e nessa grade que você está vendo acima, cada linha é um tarifário e uma base.

Então, você pode ter:
- TARIFÁRIO 01 – base 1 a 10
- TARIFÁRIO 01 – base 11 a 20
- TARIFÁRIO 01 – base 21 a 50
- TARIFÁRIO 01 – base 51 a 9999
- TARIFÁRIO 02 – base 1 a 10
- TARIFÁRIO 02 – base 11 a 20
- TARIFÁRIO 02 – base 21 a 50
- TARIFÁRIO 02 – base 51 a 9999
...

Na mesma tela, você tem botões que abrem outras janelas:
- colocar o valor que o guia cobra para fazer o serviço, também podendo usar várias bases
- colocar o custo do transporte por tipo de veículo: CARRO PEQUENO, VAN, MICRO, ÔNIBUS, etc.

Para serviços que usam vouchers, você também já preencherá alguns campos que permitirão ao Sistema depois gerar esses vouchers automaticamente com base nas reservas. E se os vouchers forem de opcionais, esses campos também servirão.

Relatórios: tarifário cliente (como abaixo), tarifário fornecedor, tarifário guia, tarifário veículo.

Cadastro de Agências
Vem com um banco de dados integrado de CEP. Ao preencher o endereço, o Sistema já completa CEP e bairro. Ao preencher o CEP, o sistema informa UF, cidade e rua. Tem endereço da agência e endereço de cobrança. Permite exportar um cliente para o cadastro de fornecedores. Permite enviar cadastros para o arquivo morto bem como recuperá-los de lá.

Cadastro de Fornecedores
Também vem com o CEP integrado.
Permite cadastrar todos os tipos de fornecedores: guias, motoristas, agências de transporte, passeios, restaurantes, shows, hotéis, órgãos do governo, funcionários, outras agências, etc.
Para guias, você também cadastra os idiomas que o mesmo fala.
Vem com algumas facilidades para quem precisa se adaptar a norma ISO (requisitos por tipo de fornecedor, validade de documentos, etc.).

Cadastro do Plano de Contas
Cadastro feito pela Expert ou sob nossa orientação. Permite duplicar uma estrutura de contas, duplicar todo o cadastro para outra empresa, localizar por palavra ou estrutura inicial. Os grupos são fixos:
1 – ATIVO
2 – PASSIVO
3 – RECEITAS
4 – DESPESAS

Cadastro de Usuários
Nessa tela existem diversos módulos que você pode liberar ou negar para o usuário, além de definir se cada acesso será completo ou somente para consulta.

Outros Cadastros
No mais, contém diversas outras telas de cadastros auxiliares, como bancos, contas, veículos, vôos, etc.

LANÇAMENTOS

Cotizações
É um programa para fazer orçamentos dentro do Sistema. As vantagens são que você pode cadastrar os textos que você mais usa e os dados dos serviços já são puxados do banco de dados do Sistema. A intenção é que os orçamentos sejam bem mais rápidos de fazer do que no Word e todos eles fiquem arquivos de forma fácil para consulta.
Cada seção pode ter sua própria formatação com 6 opções: fonte, tamanho, cor, negrito, itálico e sublinhado.

Ordens de Serviço
Para o Expert Agtur, reservas e ordens de serviço são a mesma coisa.

Na ordem de serviço, você informa qual tarifário será usado para calcular a fatura que será gerada depois.
Quando você informa as datas de chegada e saída, só são exibidos os vôos que tem naquele dia da semana. Quando você informa o idioma, só são mostrados os guias que falam aquela língua. O guia e veículo podem ser preenchidos posteriormente, tanto nessa tela quanto na Escala.

Na grade, você informa todos os serviços incluídos:
- TRF IN
- TRF OUT
- PASSEIO 1
- PASSEIO 2
- RESTAURANTE
- SHOW
- RESERVA DE HOTEL
- TAXA 1
- TAXA 2
...
Existem vários modelos de ordens para impressão:

As ordens de serviço podem ser impressas todas de uma vez por período de chegada.

Você pode imprimir o pedido de reserva:

Ordens de serviço canceladas não são excluídas. Elas ficam registradas no Sistema como canceladas.

Sobre guias e veículos:
No cabeçalho da ordem, você pode ter um guia e um veículo. É possível lançar guias e veículos adicionais na tela vinculada:

Entretanto na grade (no detalhe) é possível ter um veículo e um guia para cada serviço.

Detalhe sobre faturamento:
Existem casos que eu preciso colocar um serviço na ordem para que ela fique mais clara, mas eu não quero que isso saia na fatura (a fatura é automaticamente calculada e gerada sobre a reserva).
Para isso, na grade de serviços, eu tenho a opção de dizer ao Sistema se eu quero ou não que saia o serviço na impressão da ordem e na fatura.

Detalhe sobre serviços regulares e pacotes:
Serviços regulares são aqueles que passageiros diversos compartilham do mesmo transporte. E pacotes são aqueles conjuntos de serviços descritos numa única linha da fatura, sem discriminação um a um.
Como o Sistema é todo integrado, os serviços da reserva também são base depois para o acerto com guias e motoristas.
Dessa forma, o Sistema tem uma facilidade que é permitir lançar diversos itens de serviço para controle interno, mas sem aparecer na impressão da ordem e da fatura e podendo ligá-las ao serviço mestre. Dessa forma, todos os custos desses serviços auxiliares são transferidos ao serviço faturado (mestre) que o originou, fazendo com que a análise de lucro de cada serviço faturado saia correta.

Nessa mesma tela, eu gero vouchers dos serviços incluídos de terceiros:

Esse é um dos modelos de voucher impresso:

Detalhe sobre a contabilidade dos vouchers:
Na geração, também são inseridos automaticamente 2 movimentos contábeis de emissão para cada vouchers: um débito e um crédito. Debita-se uma conta de despesa e credita-se uma conta do passivo.
Então, mesmo antes de lançar a fatura do fornecedor e informar os vouchers que serão pagos, na DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) e no BP (Balanço Patrimonial) já consta a despesa ou dívida.
O Expert Agtur tem um cuidado especial para que a receita e a despesa sejam sempre computadas na data de competência. Dessa forma, geralmente teremos um débito e um crédito na geração da receita ou despesa e outro débito e crédito na quitação efetiva.
Como data de competência, considera-se sempre a data de saída da ordem de serviço.

Pesquisa de ordens:
- ordem de serviço
- agência e período de chegada
- agência e período de reserva
- período de chegada
- período de saída
- período de reserva
- nome pax e período chegada
- hotel e período chegada
- tarifário e período chegada
- aeroporto e período chegada
- código vôo chegada e período
- código vôo saída e período
- idioma e período de chegada
- guia e período de chegada
- observações e período de chegada

Gráficos e Outros Relatórios

Exemplo de gráfico:

Esses dados vem do Tour Comment, que é lançado anexo a Ordem de Serviço:

Um relatório muito interessante é Análise de Volume de Passageiros. Se você pedir uma data para frente, você terá uma previsão de faturamento com base nas reservas já lançadas, calculada com base no câmbio de hoje.

Na Ordem de Serviço, você também tem algumas consultas especiais, entre as quais, Autorizações de Transporte relacionadas (uma espécie de voucher de pagamento para motoristas).

Documentos Vinculados a Ordem de Serviço
O Sistema tem um banco de dados SQL Server separado para cada ano, de 2008 até 2030, específico para armazenar documentos vinculados a ordem de serviço (arquivos binários). Como isso funciona? Os emails que você recebe pelo Outlook você exporta para uma pasta qualquer, gerando um arquivo para cada email (geralmente extensão .EML). Esses arquivos de e-mails, bem como documentos, planilhas, imagens, qualquer arquivo, você insere dentro do Expert Agtur. Dessa forma, se você precisar acessar toda a documentação trocada com um cliente a respeito de um grupo, basta localizar a ordem de serviço no Sistema e clicar no botão Documentos. Mesmo que o arquivo original não exista mais, não tem problema, pois o Sistema guarda uma cópia independente do arquivo nos seus bancos de dados.

Escala ou Mapa de Serviços
De forma bem rápida você tem acesso a todas as chegadas e saídas dos dias próximos, pode preencher guia e veículo nessa mesma tela que ele atualiza na Ordem de Serviço e pode imprimir os mapas.

Também é possível imprimir escala por agência e por guia.

Vouchers
Já vimos que o Expert Agtur gera automaticamente os vouchers de incluídos, bastando um comando do usuário. E para opcionais? É muito fácil também, basta informar o tipo VO (voucher de opcional), a ordem de serviço e o serviço. Todos os outros campos já são preenchidos automaticamente pelo Sistema, bem como o movimento contábil (debitando uma conta de despesas e creditando uma conta do passivo). Dessa forma, a despesa de vouchers já constará na Demonstração de Resultados e Balanço Patrimonial mesmo antes de chegar a fatura do fornecedor. O Sistema casa todas as receitas e despesas diretas pela data de competência (data de saída da ordem).
A baixa dos vouchers é feita em bloco no Contas a Pagar, como veremos depois.

É possível imprimir os seguintes relatórios:

Contas a Receber e Faturas Individuais
Isso é fantástico. Saber que o Sistema já calcula e gera a fatura pronta, sem precisar digitar nada ou quase nada.

Depois da fatura gerada, você pode alterar valores e acrescentar serviços. Caso você acrescente um serviço na fatura, o Expert Agtur automaticamente o acrescentará na ordem de serviço equivalente, mantendo um espelho entre reserva e fatura.

Você tem opção de gerar a fatura em dólares e reais (ou qualquer outra moeda) ou só em dólares. O Sistema também permite faturar agências com as quais você mantenha acordo de câmbio fixo (definido no cadastro do cliente).

Esse é um modelo de fatura individual:

Depois de impressa a fatura, o Sistema bloqueia automaticamente a mesma contra alterações. O usuário pode cancelar a mesma e gerá-la novamente para fazer as alterações necessárias; no entanto, cada cancelamento fica registrado e cada impressão de fatura segue uma seqüência  numérica (1,2,3,4,5). Dessa forma, um administrador preocupado com possíveis desvios pode visualizar o relatório “Lista de Faturas Canceladas”.

É possível imprimir boleto laser dos bancos Bradesco e Real, de forma a não ter que digitar novamente os dados no programa do banco.

No caso do Bradesco, o Sistema também gera o arquivo de remessa (.REM).

É possível imprimir nota fiscal em formulário e envelopes.

Um recurso utilizado por algumas agências para pagar menos imposto é emitir nota fiscal somente no valor dos serviços próprios (transportes),  excluindo-se os serviços de terceiros do valor fiscal (ingressos de passeios, restaurantes, reservas de hotéis, etc.). Nesse caso, é emitido em anexo o Recibo de Adiantamento de Pagamento a Terceiros, informando o que é serviço próprio e o que é terceirizado.
Importante frisar que não emitimos qualquer opinião a favor nem contra esse recurso fiscal, bastando somente a agência decidir a seu favor ou contra. Disponibilizamos o recurso para todos os clientes e cada um é livre para usá-lo ou não.

No caso de você fazer uma fatura para cada reserva, pela própria tela de Faturas Individuais você quita o recebimento quando recebe do cliente e gera o crédito no banco. Ao mesmo tempo você classifica o movimento contábil de recebimento (debitando banco e creditando contas a receber), caso contrário o Sistema bloqueia novas faturas até que você acerte as classificações contábeis pendentes.

Nessa tela você conta com um relatório chamado Medida de Aquisição de Clientes (útil para norma ISO e também para fins gerenciais). Nele, você informa 2 períodos (exemplo 2008 e 2009) e o Sistema mostra os clientes que tinham movimento no período 1 mas deixaram de movimentar no período 2.

Outros relatórios:
Gráfico de Movimentação de Clientes Ativos
Dentro do período informado, o Sistema mostra qual a porcentagem do cadastro de clientes com movimentação e qual a sem movimentação, além de detalhar esses dados.

Posição de Receitas – Faturas

- Contas Recebidas e a Receber: você escolha período, os caixas, clientes e formas de recebimento (só em fatura, só em cartão, etc.).
- Contas a Receber somente
- Contas Recebidas somente

Faturas Unificadas
Muitas agências cobram várias reservas numa única fatura, daí a necessidade dessa tela. Apenas informando o número da fatura, cliente e os números das reservas que devem ser faturadas, o Sistema já faz todo o resto para você: calcula os totais, emite a fatura, gera o recebimento em aberto, etc.

Quando você recebe do cliente, você faz a quitação, geração no Controle Bancário e a classificação contábil (debitando banco e creditando contas a receber). Na mesma tela, você também pode gerar o pagamento da taxa do boleto bancário (gera a taxa no Contas Pagas e no Banco, além de exigir que você classifique o débito e crédito da despesa).

Os relatórios disponíveis nessa tela são esses:

Fechamento de Ordem de Serviço
Essa tela é usada no momento do acerto com o guia ou moto-guia. Nela você:
- gera contas a pagar para o guia das diárias incluídas
- confirma custo de transporte de cada serviço. No caso de veículos próprios, o custo de transporte é quanto se pagaria a preço de mercado. Esse custo será a receita do veículo no relatório Lucro de Veículos Próprios.
- lança taxas
- lança opcionais e gera a comissão do guia
- imprime o relatório de fechamento da ordem que mostra quanto o guia ou moto-guia tem que repassar de valores para a agência (ou vice-versa)
- visualiza o lucro bruto da ordem.

São 4 seções:
- serviços incluídos
- despesas diversas de serviços incluídos
- serviços opcionais
- despesas diversas de serviços opcionais

Para venda de opcionais em cartão de crédito, existe uma rotina que gera isso no contas a receber, bem como uma rotina de baixa. A qualquer momento, você pode tirar um relatório do que tem a receber só de cartão.

Relatórios do fechamento de ordem
- Recibo de Guias - Incluídos

- Recibo de Guia - Opcionais

 - Extrato do Fechamento da Ordem, calculando o valor do repasse do guia

- Relação de Serviços de guias – incluídos
Todos os serviços prestados pelos guias escolhidos no período informado; agrupado por guia e ordem de serviço.

- Análise de resultado por ordem de serviço: receitas, despesas e lucro bruto de cada reserva.
- Análise de resultado por agência: os mesmos números acima agrupados por cliente.

- Análise de Resultado por País
- Análise de produtividade dos guias: qual o lucro bruto que cada guia traz para a agência? Guias que vendem mais opcionais apresentam um resultado melhor.

- Análise de Resultado de Serviços Incluídos: quais serviços dão lucro e quais só dão trabalho?

- Análise de Resultado de Serviços Opcionais: idem

- Freqüência de Guias: relatório pedido na implantação da ISO 9000. Quais guias tiveram serviços num período e não tiveram outro?

- Freqüência de Veículos: idem.

- Gráfico de Venda de Opcionais por Guia

Autorizações de Transporte
Nessa tela, você autoriza os transportes para pagamento e gera contas a pagar. Além disso, cada serviço de cada ordem tem seu status definido automaticamente: pagamento autorizado (S/N) e pagamento quitado (S/N).

Você escolhe um veículo e aparecem todos os serviços ainda não autorizados para pagamento. Você marca os serviços que devem ser pagos e o sistema emite um extrato para o motorista e gera uma conta a pagar.

Relatório Lucro Veículos Próprios
Pega os próprios serviços realizados como receita e desconta combustíveis, manutenção, salários, apropriação de décimo terceiro, férias, taxas e licenças, depreciação, etc.

Contas Pagas e a Pagar
Tela de lançamento rápido, com várias rotinas facilitadoras.

Para contas de fornecedores que usam vouchers, você tem uma sub-tela para lançar todos os números de vouchers que estão sendo pagos. Assim, o sistema sabe quais vouchers foram pagos e quais estão em aberto. Nesse caso, a conta é somada automaticamente e é bloqueado o valor total, de forma que qualquer deve ser alterado no voucher em si. Se for alterado o valor de um voucher e já houver conta a pagar lançada, o Sistema automaticamente recalcula o total da conta em aberto. Na própria tela de baixa de vouchers vinculada ao Contas a Pagar, é possível alterar o valor do voucher que automaticamente o Expert Agtur altera o valor do mesmo na tela de Vouchers.

Na tela de contas pagas e a pagar, você também classifica o movimento contábil: de competência e pagamento; ou só de pagamento.

Impressão de cheques
Existe um programa maravilhoso de impressão de cheques. Você pode imprimir um cheque só para várias contas. Pode escolher se quer nominal e/ou cruzado. Pode enfileirar vários cheques para imprimir todos de uma vez só. O programa imprime em impressora jato de tinta ou laser normal sem precisar de formulários! Na hora da confirmação, você já pode quitar as contas relacionadas. Em cada conta paga, aparece a informação do cheque utilizado.   Os cheques impressos e confirmados são automaticamente debitados do controle bancário! Mais tarde, no controle bancário, você concilia os cheques (ou seja, informa ao programa quais já foram compensados).
Você emite as cópias de cheques, que também já saem automaticamente após a impressão dos mesmos.
Você tem um relatório Posição de Cheques, que informa a utilização de cada cheque bem como os números ainda não utilizados.
Você tem um relatório de cheques pré-datados.

Rotinas Especiais
- Entrada de cheques em estoque
- Cancelamento de cheque
- Exclusão de cheques do estoque
- Gerar vencimentos: você gera 12 aluguéis, por exemplo, sem ter que ficar digitando um por um
- Saída de caixa para banco ou banco para caixa
- Conciliar cheque
- Divisão da conta em várias sem movimento contábil para emissão de cheques –> quando você tem uma conta alta e precisa quebrar ela em várias para emitir vários cheques ao fornecedor.

Relatórios
- Recibo (de qualquer lançamento)
- Contas a pagar por período
- Contas pagas por período
- Contas a pagar por fornecedor
- Contas pagas por fornecedor
 - Livro razão
- Livro caixa diário
- Fluxo de caixa

Controle Bancário
Nessa tela “caem” todos os recebimentos e pagamentos efetuados via banco, gerados a partir de contas a receber, faturas unificadas e contas a pagar. A única coisa que você precisa fazer é marcar conciliado para os cheques à medida que eles vão sendo compensados e fazer a conferência diária do Extrato Bancário.

Relatórios Finais
DRE – Demonstração de Resultados do Exercício.
O lucro da empresa pelo regime da competência.

Balanço Patrimonial
Ativo (circulante, realizável a longo prazo e permanente) e passivo (circulante, exigível a longo prazo e patrimônio líquido (capital social, lucros/prejuízos do exercício, lucros/prejuízos acumulados)).

Expert Informática
(45) 9147 4743 / 3025 4743

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